Secara umum laporan kegiatan merupakan bentuk penyampaian informasi mengenai pelaksanaan kegiatan yang dilakukan.
Laporan kegiatan juga merupakan bentuk komunikasi dari pihak yang diberi tugas (Panitia Pelaksana) dengan pihak yang diberi tugas.
Penyusunan laporan kegiatan merupakan bentuk pertanggungjawaban dari panitia pelaksana kegiatan kepada pihak yang menugaskannya untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
Laporan kegiatan ditulis berdasarkan fakta-fakta yang terjadi selama pelaksanaan kegiatan. Ini adalah fakta atau informasi material berdasarkan keadaan yang dialami oleh pihak yang melakukan aktivitas, baik yang dilihat, didengar, atau dirasakan selama aktivitas.
Ternyata, menyusun laporan kegiatan tidak sesulit yang dibayangkan. Pada dasarnya laporan kegiatan disusun sesederhana mungkin agar tidak berbelit-belit dan mudah dipahami oleh yang membacanya.
Dalam menyusun laporan kegiatan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu sebagai berikut.
Isi laporan kegiatan harus lengkap. Dengan demikian, mereka yang membaca laporan akan merasa puas dan tidak perlu mempersoalkan isi laporan kepada pihak yang menyiapkannya.
Laporan kegiatan harus disajikan dengan jelas dalam penggunaan kata, bahasa, dan terminologi. Dengan demikian, isi laporan mudah dipahami oleh yang membacanya.
Laporan kegiatan dengan kata-kata asing dan bahasa yang rumit akan membingungkan orang yang membacanya.
Laporan kegiatan harus dibuat secara sistematis. Artinya, penyusunan laporan dilakukan secara runtut berdasarkan metodologi dan pelaksanaan kegiatannya.
Isi laporan kegiatan harus tepat sasaran, artinya mengarah langsung pada hal yang akan dilaporkan. Jangan menulis hal-hal yang tidak perlu Anda laporkan. Lihat contohnya surat pemberitahuan kegiatan disini.
Isi laporan kegiatan harus didasarkan pada fakta-fakta yang terjadi pada saat kegiatan itu dilakukan. Hal ini untuk menunjukkan bahwa pelaksana mampu melaksanakan tanggung jawab dengan baik.
Laporan kegiatan dapat dilengkapi dengan foto saat kegiatan dilaksanakan, salinan bukti, salinan sertifikat yang ditempatkan pada lampiran. Memiliki kelengkapan tersebut akan membuat laporan kegiatan terlihat baik dan memberikan kepuasan bagi yang mengerjakan dan membacanya.
Laporan Kegiatan – Manfaat Laporan Kegiatan
Menyajikan laporan kegiatan sebagai bentuk pertanggungjawaban panitia pelaksana kegiatan kepada pihak yang diberi tugas tentu memiliki manfaat. Berikut adalah beberapa manfaat melakukan laporan kegiatan.
Laporan kegiatan berguna dalam memberikan informasi atau penjelasan tentang kegiatan yang telah dilakukan. Panitia Pelaksana Kegiatan menyampaikan secara tertulis hasil pelaksanaan kegiatan kepada pihak yang menugaskan.
Laporan kegiatan akan bermanfaat jika didokumentasikan dengan baik. Bila diperlukan, laporan kegiatan dapat diperhitungkan saat melakukan kegiatan yang sama.
Hal-hal baik bisa dilakukan lagi. Sebaliknya, hal-hal yang tidak baik tidak diikuti dan dicari jalan yang lebih baik ketika kegiatan yang sama dilakukan.
Laporan aktivitas dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan jika ingin melakukan aktivitas yang sama.
Apabila kegiatan yang dilakukan berjalan dengan baik dan bermanfaat berdasarkan laporan maka kegiatan yang sama dapat dilaksanakan kembali pada periode berikutnya.
Namun jika dalam laporan kegiatan banyak ditemukan hal-hal yang negatif, dapat dipertimbangkan kembali apakah perlu dilakukan kegiatan yang sama atau tidak. Alternatif lain dapat ditemukan untuk membuat kegiatan lain lebih bermanfaat.
Laporan Kegiatan – Isi Laporan Kegiatan
Setelah mengetahui arti dan manfaat laporan kegiatan, kini saatnya membahas isinya. Laporan yang baik adalah yang isinya dapat menjawab pertanyaan apa (what), mengapa (why), siapa (who), where (di mana), when (kapan), dan how (bagaimana).
Berikut ini adalah metodologi penulisan laporan kegiatan beserta contohnya.
utama
Pendahuluan merupakan bagian pembuka saat membuat laporan kegiatan. Berikut adalah beberapa poin yang dibuat dalam pendahuluan.
Latar Belakang
Pada bagian laporan kegiatan ini, kami memberikan latar belakang pelaksanaan kegiatan. Latar belakang ini biasanya berisi alasan-alasan yang menjadi dasar pelaksanaan kegiatan.
Contoh latar belakang:
Food Induced Diseases (PAP) merupakan masalah kesehatan masyarakat yang utama di semua negara, termasuk Indonesia. Organisasi Kesehatan Dunia melaporkan bahwa diare, sebagai gejala utama PAP, menyebabkan 5-10 juta kematian anak di bawah usia lima tahun setiap tahun di negara berkembang.
Diperkirakan sekitar 70% kasus diare dapat disebabkan oleh makanan yang terkontaminasi.
Demam tifoid yang disebabkan oleh Salmonella typhi merupakan organisme invasif, menyerang manusia dengan masuk ke saluran cerna dan dapat masuk ke sistem peredaran darah, serta merupakan penyebab utama foodborne disease.
Cara penularan penyakit ini adalah makanan. Makanan mentah, telur, ikan, udang, daging sapi, susu, salad butter, coklat, dan gelatin adalah beberapa jenis makanan yang sering ditemukan salmonella.
Kebiasaan hidup yang tidak higienis dan kontak yang erat antara kotoran manusia dengan sumber air minum seringkali menjadi sarana penyebaran penyakit ini.
Sasaran
Pada bagian laporan kegiatan ini, kami menuliskan tujuan dari pelaksanaan kegiatan tersebut. Satu tujuan tidak cukup. Kami dapat mengklarifikasi beberapa poin tentang tujuan ini.
Tujuan umum:
Tujuan dari seminar ini adalah sebagai berikut.
Mendidik pemangku kepentingan tentang pentingnya temuan penelitian tentang Salmonella spp
Menginformasikan dan mempresentasikan hasil penelitian tentang keamanan pangan, khususnya Salmonella spp.
Kumpulkan hasil penelitian anggota jaringan dalam bentuk abstrak
pembentukan jaring salmonella net.
Isi
Isi laporan kegiatan merupakan bagian yang sangat penting karena merupakan bagian yang paling terkait dengan pelaksanaan kegiatan. Poin-poin berikut termuat dalam isi laporan kegiatan.
Tipe kegiatan
Laporan kegiatan pada bagian ini menyebutkan jenis kegiatan yang dilakukan, dan dapat juga menyebutkan nama acara, misalnya “Seminar dan Workshop Jaringan Intelijen Pangan”.
Nah, jika Anda mengetahui semua hal di atas, Anda siap untuk menulis atau menyusun laporan kegiatan.
Jadi, berikut ini adalah urutan tindakan untuk menyusun laporan kegiatan:
Perkenalan
- belakang aktivitas.
- Dasar hukum kegiatan.
- Maksud dan tujuan kegiatan daerah.
Laporan Konten
- Tipe kegiatan.
- tempat dan waktu.
- petugas aktivitas.
- Rencana persiapan dan kegiatan.
- Peserta kegiatan.
- Kesulitan dan rintangan.
- hasil kegiatan.
- Kesimpulan dan saran.
Penutup
Penutupan isi laporan biasanya ditulis untuk mengucapkan terima kasih kepada pihak yang memberikan izin sehingga penerima izin dapat mengikuti kegiatan tersebut dan berjalan dengan baik.
Hal-hal yang perlu diingat saat menyiapkan laporan kegiatan:
- singkat dan padat.
- Jangan gunakan kata-kata.
- sistematis.
- mudah dimengerti.
- konten lengkap.
- Pertunjukan yang menarik.
- benar dan akurat.
- Pada waktu yang tepat.
Demikian sedikit tentang tata cara pelaporan dan bagian-bagiannya. Laporan kegiatan ini dapat digunakan untuk mahasiswa yang telah melakukan kegiatan seperti studi banding, PPL, Prakerin dan kegiatan lainnya.
Semoga artikel ini bermanfaat bagi kita semua.